Электронная транспортная накладная (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года

Разберём по порядку: кого это касается, что успеть сделать за неделю, когда бумага всё ещё законна и что будет, если ничего не менять. Все нормы проверены по первоисточникам 14 сентября 2026 года — ссылки собраны в конце страницы.

Кого это касается

Обязанность привязана к одной вещи — к договору перевозки груза. Есть договор, по которому один возит груз другого, значит нужна электронная накладная. Размер машины, налоговый режим и обороты тут ни при чём.

• Грузоотправитель — тот, кто отдаёт груз. По общему правилу он и составляет накладную, если в договоре не написано иначе.
• Перевозчик — компания, ИП или самозанятый, который везёт чужой груз за деньги.
• Грузополучатель — тот, кто принимает груз и закрывает документ своей подписью.

Под требование не попадает только собственная логистика. Магазин везёт свой товар со своего склада в свою точку на своей машине — договора перевозки нет, накладную составлять не с кем. Как только для того же рейса нанимают стороннюю машину, ЭТрН обязательна.

Одновременно с накладной в электронный вид переведены заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная накладная и грузовая накладная при перевозке самолётом.

Нужна ли вам ЭТрН: определитель

Три вопроса — и вы увидите, обязателен электронный документ именно в вашей перевозке или ваш случай попал в изъятия. Ответ строится по нормам 140-ФЗ, Устава автомобильного транспорта и приказов Минтранса № 262 и № 391.

1. Как организована перевозка

2. Маршрут

3. Особые обстоятельства

Определитель показывает норму, а не заменяет её. Перечень изъятий утверждён приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 и с 19 сентября 2026 года действует в редакции приказа от 02.09.2026 № 391.

Выгодный расчётный счёт для бизнеса

Заявка онлайн, без визита в отделение и без встречи с сотрудником банка.

Реклама. ПАО «Банк ПСБ». erid: 2W5zFJnGdPo

Что сделать за неделю: чек-лист

Порядок именно такой. Люди спотыкаются, когда сначала покупают подписку у оператора, а потом выясняют, что подписывать документы некому и получатель работает на бумаге.

1. День 1. Проверьте, попадаете ли вы под обязанность

   Поднимите договоры за последний месяц. Если хоть в одном вы отдаёте или принимаете груз, который везёт чужая машина, вы в деле. Определитель выше даёт ответ за полминуты.

2. День 1. Обзвоните контрагентов

   Вопрос простой: «У какого оператора вы принимаете электронные накладные?» Ответ определит всё остальное. Если ключевой клиент уже работает у оператора, разумно встать туда же — роуминг между операторами есть, но он добавляет точку отказа.

3. День 2. Выберите оператора из реестра

   Смотрите только на реестр Минтранса. Проверьте две колонки: статус подключения к ГИС ЭПД и дату, до которой действует запись. Таблица с реестром ниже на этой странице.

4. День 3. Разберитесь с электронными подписями

   Нужна квалифицированная подпись на директора или ИП. У водителей подпись может быть попроще, но перевозчик потом обязан подписать накладную своей. Срок действия сертификата проверьте сразу: продление занимает дни, а не часы.

5. День 3. Оформите машиночитаемые доверенности

   Подписывает не директор, а логист или кладовщик — значит нужна доверенность в электронном виде. Система не проверяет полномочия по существу: отвечает тот, кто подписал файл.

6. День 4. Проведите тестовую накладную

   Возьмите реальный рейс и проведите его от первого титула до подписи получателя. Тест покажет, у кого не установлена подпись и кто не понимает, куда нажимать.

7. День 5. Научите водителей показывать QR-код

   Две минуты объяснения экономят час на трассе. Пусть каждый водитель откроет код в приложении при вас и распечатает запасной вариант в кабину.

8. День 6. Впишите электронный обмен в договоры

   Добавьте в договор перевозки пункт про обмен через оператора и укажите, кто составляет накладную. Заодно закройте вопрос с изъятиями: по закону № 302-ФЗ стороны вправе договориться об электронном оформлении даже там, где разрешена бумага.

Три примера из жизни

ИП-перевозчик, две фуры, возит для оптовой базы

У Сергея две машины и два наёмных водителя. Клиент один — оптовая база, которая раз в неделю отправляет товар в соседнюю область. База уже подключена к оператору и с сентября присылает накладные электронно.

Что делает Сергей в понедельник: узнаёт у базы название оператора, заводит там свою учётную запись, проверяет срок действия своей квалифицированной подписи. Водителям ставит приложение оператора и показывает, где открывается QR-код. Один рейс проводит вместе с логистом базы, чтобы увидеть, как подписывается его титул «приём груза к перевозке». На всё уходит два-три дня, платит Сергей за пакет документов у оператора.

Отдельно ему стоит посмотреть на комиссии банка: оптовая база платит только на расчётный счёт, и процент за входящие платежи от юрлиц у разных банков отличается заметно. Сравнить условия можно в разборе тарифов.

Интернет-магазин отправляет товар на склад маркетплейса

Магазин — грузоотправитель. Машину нанимают у транспортной компании, груз принимает склад маркетплейса. Значит накладную составляет магазин, а закрывает её получатель.

Ловушка здесь в третьем участнике. Перевозчик готов, магазин готов, а склад принимает документы через свою систему и просит определённого оператора. Пока этот вопрос не решён, накладная висит неподписанной и рейс формально не закрыт. Поэтому магазину надо начинать не с оператора, а со звонка на склад. Смежная тема для тех, кто торгует на площадках, — расчётный счёт для работы с маркетплейсами.

Самозанятый водитель на своей газели

Андрей возит мебель по городу и оформлен как самозанятый. Заказы берёт у мебельного салона по договору перевозки — то есть под требование он попадает.

Практическая разница только в подписи: физическому лицу достаточно неквалифицированной подписи, а в отдельных случаях простой, но перевозчик после этого подписывает накладную своей подписью. Если Андрей работает напрямую без транспортной компании, подпись нужна ему самому. Второй момент — деньги: самозанятому платят на карту или на счёт, и если объём растёт, есть смысл посмотреть условия счёта для самозанятых, а при переходе на ИП — регистрацию ИП с нуля.

Что осталось на бумаге, а что стало электронным

Двенадцать случаев, когда накладная остаётся бумажной

С 1 сентября таких случаев было восемь — их утвердил приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, который действует до 1 сентября 2032 года. Через неделю после старта министерство перечень расширило: приказ от 02.09.2026 № 391 переизложил первый пункт и добавил пункты с девятого по двенадцатый. Новая редакция работает с 19 сентября 2026 года.

Было с 1 сентября и осталось

1. Грузы военного назначения. В прежней редакции пункт называл только Минобороны. С 19 сентября список ведомств шире: Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, Служба внешней разведки и ФСО в роли отправителя или получателя.
2. Иностранное лицо как грузоотправитель или грузополучатель, если оно не включено в реестр аккредитованных филиалов и представительств.
3. Каботаж — перевозки внутри России иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
4. Груз физлицу для личных нужд, не связанных с предпринимательством.
5. Технический сбой, из-за которого документ невозможно направить в систему.
6. Нет доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня распоряжения Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р.
7. Отправитель и получатель — одно лицо.
8. Драгоценные металлы и драгоценные камни.

Добавлено с 19 сентября приказом № 391

9. Территория с особым режимом. Введён режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, а также чрезвычайное либо военное положение или правовой режим контртеррористической операции.
10. Специальные грузы в значении закона об автомобильных дорогах.
11. Периодические печатные издания.
12. Продукция военного и двойного назначения во внешнеторговых операциях по правилам военно-технического сотрудничества и экспортного контроля.

Что обычно идёт не так

Первые две недели обязательного режима уже показали набор типовых граблей. Вот они с решением.

1. Получателя нет в системе

   Отправитель и перевозчик подписали свои части, а закрывать документ некому. Рейс уехал, накладная висит. Лечится звонком до рейса, а не после: спрашивайте оператора получателя заранее.

2. Нештрафуемый период приняли за отсрочку

   До 1 марта 2027 года не штрафуют на дороге — но обязанность работать электронно уже действует. Бумажный документ вне перечня изъятий остаётся нарушением со всеми последствиями для учёта расходов и споров с контрагентом.

3. Подписывает сотрудник без машиночитаемой доверенности

   Файл уходит, а полномочий у подписанта формально нет. Система их не проверяет, и вскроется это на проверке. Доверенности оформляют до первой накладной.

4. У оператора истекает запись в реестре

   Записи выдаются на срок. В текущей версии реестра у одного из операторов запись действует до 17 сентября 2026 года, ещё у двух — до 1 и 31 декабря. Перед подключением смотрите колонку со сроком.

5. Ошиблись и хотят отозвать документ

   Накладную, уже принятую системой, отозвать или аннулировать нельзя — такой процедуры нет. Исправить отдельные сведения можно, но не все. Поэтому тестовый рейс лучше провести на своём грузе.

6. Нет связи, а акт не составили

   Отсутствие интернета законно, если оно зафиксировано. Нужен акт, в котором записаны дата, время, место, обстоятельства — и подписи нескольких человек. Без акта это просто бумажная накладная без основания.

Штрафы и нештрафуемый период до 1 марта 2027 года

Отдельного штрафа за отсутствие электронной накладной законодатель не вводил. В памятке для водителей, которую Минтранс подготовил вместе с МВД, названа общая норма — часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ, управление машиной без документов на груз. Санкция по ней: предупреждение или штраф 500 рублей.

Пятьсот рублей — сумма несерьёзная, и именно поэтому реальный риск лежит не на дороге. Он в бухгалтерии и в отношениях с контрагентом: неподписанная накладная означает неподтверждённую перевозку, а значит спор о расходах и о самом факте доставки.

Операторы ЭПД: реестр Минтранса

Реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов ведёт Минтранс России, порядок включения определён приказом от 25.05.2022 № 200. На 14 сентября 2026 года на сайте министерства опубликована версия реестра от 3 сентября: 16 записей, из них 14 подключены к ГИС ЭПД, две в процессе подключения.

Источник — файл реестра на странице Минтранса «Реестр операторов ИС ЭПД», версия от 03.09.2026, проверено 14.09.2026. Мы не рекомендуем конкретного оператора и не получаем вознаграждения от операторов ЭДО.

Выбирая оператора, смотрите на две колонки. Статус подключения показывает, работает ли оператор с продуктивным контуром системы: у двух записей он пока «В процессе». Срок действия записи показывает, когда оператору предстоит её продлевать.

Из чего состоит ЭТрН

Электронная накладная — набор файлов обмена, которые участники заполняют и подписывают по очереди. Формат утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ и включает восемь описаний:

• информация грузоотправителя;
• информация перевозчика о приёме груза к перевозке;
• информация о переадресовке;
• информация о заменах водителя или транспортного средства;
• информация грузополучателя;
• информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю;
• первичный учётный документ со стороны перевозчика;
• первичный учётный документ со стороны грузоотправителя.

Отсюда практическое следствие: пока свою часть не подписал каждый участник, документооборот по перевозке не закрыт. Исправить отдельные сведения можно по инициативе участника, кроме тех, менять которые прямо не разрешено. Отозвать принятую системой накладную нельзя, черновики в систему не уходят.

Что показать инспектору на дороге

Памятка Минтранса и МВД называет три равнозначных варианта: QR-код на телефоне или планшете, тот же QR-код на распечатке, бумажная копия накладной с отметкой об электронной подписи. Отдельно оговорено: если у инспектора нет технической возможности проверить документ по QR-коду, требовать бумажную копию он не вправе. Правила одинаковы во всех регионах, горячая линия по проверке ЭПД на дороге — 8 495 380 21 56.

Система недоступна — перевозка не останавливается. По регламенту Минтранса операторы продолжают обмен между собой и передают накопленное после восстановления доступа, а водитель показывает документ через программу оператора или бумажную копию со штампом подписи.

Интернета нет физически, например на складе за городом — факт фиксируется актом. В акте указывают дату и время, место, кто присутствовал, в чём именно проявилось отсутствие связи. После восстановления связи возвращаются к электронному оформлению.

Банковские условия взяты с публичных страниц банков. и к требованиям по ЭТрН отношения не имеют: подключение к системе оформляется у оператора ИС ЭПД, а не в банке.

Что ещё изменилось для перевозчиков и экспедиторов

Экспедиторы — в реестр уведомлений. По Федеральному закону № 87-ФЗ право заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью возникает со дня размещения сведений о компании или ИП в реестре. Фактически услуги не оказываете — размещать сведения не нужно.

Реестр перевозчиков — с 1 марта 2027 года. Закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ требует включить сведения о юрлицах и ИП, которые возят грузы машинами категории N тяжелее 3,5 тонны. На машины легче закон не распространяется, но обязанность оформлять накладную от массы машины не зависит.

Путевой лист остался добровольно электронным. Его можно вести на бумаге. Сформировали электронно — документ направляется в ГИС ЭПД.

Древесина требует отдельного документа. Вместе с накладной оформляется электронный сопроводительный документ по Лесному кодексу, его регистрационный номер указывают в накладной.

Если вы только начинаете возить грузы как ИП, посмотрите смежные материалы: какие документы нужны для открытия счёта, как считается НДС и подходит ли патент для вашей деятельности.

Частые вопросы

Источники

• Минтранс России, страница ГИС ЭПД — перечень документов, обязательных в электронном виде с 01.09.2026, и ссылка на памятку для водителей. Проверено 14.09.2026.
• Минтранс России, сообщение от 09.09.2026 — расширение перечня случаев бумажного оформления. Проверено 14.09.2026.
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (зарегистрирован 02.06.2026 № 86819) — перечень случаев бумажного оформления, действует с 01.09.2026 до 01.09.2032. Проверено 14.09.2026.
• Приказ Минтранса России от 02.09.2026 № 391 — изменения в приложение к приказу № 262, зарегистрирован в Минюсте 04.09.2026, вступил в силу 19.09.2026.
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — часть 4 статьи 5 вводит с 01.09.2026 новые редакции частей 1 и 5 статьи 8 Устава автомобильного транспорта. Проверено 14.09.2026.
• Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ — право сторон оформить документ электронно даже в случаях из перечня изъятий. Проверено 14.09.2026.
• Памятка для водителей Минтранса и МВД — три способа предъявления документа, нештрафуемый период до 01.03.2027, ст. 2.9 и ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Проверено 14.09.2026.
• Регламент действий при нештатных ситуациях — акт об отсутствии связи, работа при недоступности системы. Проверено 14.09.2026.
• Реестр операторов ИС ЭПД — файл версии 03.09.2026, 16 записей. Проверено 14.09.2026.

Смежные материалы